Harmonogram lidera, a
infobrokerski system aktualizacji treści.
Każdy lider administracji
centralnej i samorządowej – od wójta najmniejszej gminy, poprzez starostów, aż
po marszałków województw, wojewodów czy ministrów, w swojej pracy musi
podejmować wiele rozmaitych decyzji, których charakter, stopień ogólności i
skomplikowania wynikają ze specyfiki konkretnego stanowiska piastowanego przez
lidera. Oprócz decyzji merytorycznych i innych zadań nakładanych na liderów
przez ustawy i rozporządzenia określające ich zakres obowiązków, każdy z nich
pełni także funkcje reprezentacyjne, kreując w określony sposób wizytówkę swojej
gminy czy województwa.
O wsparciu lidera systemem
infobrokerskim pisał już Tadeusz Wojewódzki (Decyzyjne drzewa wiedzy w
administracji). Choć pozornie działania
związane z procesem decyzyjnym jednostek administracji tak centralnej, jak i
samorządowej- w znaczący sposób różnią się od większości zajęć związanych z
obsługą harmonogramu spotkań lidera, należy zauważyć, że zarówno jedne, jak i
drugie -wiele mogą zyskać dzięki należytemu wsparciu systemowego infobrokera.
Kreowanie własnego wizerunku lidera ma bowiem charakter procesu ciągłego i
oczekiwany rezultat nigdy nie jest dany raz na zawsze. Nawet jeśli początkowo
jest on szczególnie sprzyjający zainteresowanemu, to natłok spraw, zdarzeń i
konieczność aktywnego w nim uczestnictwa może sprzyjać kształtowaniu się opinii
akcentujących płytki charakter znajomości spraw, niekompetencję i brak
zaangażowania w sprawy istotne dla ludzi i regionu. Liderzy wymagają
profesjonalnego wsparcia wyprzedzającego wydarzenia, w których uczestniczy
lider. Potrzebują odpowiedniego obudowania aktualnymi, rzetelnymi informacjami
oraz wiedzą, która ze względu na swój interdyscyplinarny charakter nie jest
łatwa do wyszukania i przygotowania liderowi w formie optymalnej- ze względu na
jego predyspozycje intelektualno- osobowościowe, czas do przygotowania się w
zdarzeniu itp.
W swojej pracy każdy lider
spotyka się z różnymi osobami – przedsiębiorcami, przedstawicielami stowarzyszeń
i organizacji, innymi liderami; uczestniczy w oficjalnych inauguracjach,
sympozjach, uroczystościach rocznicowych i okolicznościowych obchodach
rozmaitych wydarzeń. Wprawdzie z punktu widzenia postronnego obserwatora
spotkania te mogą się nie wydawać niczym innym jak kurtuazyjnym uświetnieniem
takiej czy innej uroczystości – w rzeczywistości jednak to, co pozornie może
wyglądać na towarzyskie spotkanie, jest jednym z elementów prowadzenia przez
lidera polityki związanej z pełnioną funkcją – realizowania programu,
wywiązywania się z obietnic danych wyborcom, wpływania na rozwój regionu. Oprócz
bezpośredniego oddziaływania poprzez ustawowe prerogatywy lider pełni także rolę
znacznie szerszą – musi być po części lobbystą, po części inicjatorem
konkretnych rozwiązań, po części mediatorem, gdy dochodzi do konfliktu interesów
pomiędzy lokalnymi bądź regionalnymi uczestnikami gry politycznej i
gospodarczej. Skuteczne działanie wymaga od niego posiadania szerokiej i
przekrojowej wiedzy o sytuacji regionu podlegającego jego jurysdykcji – wiedzy
znacznie wykraczającej poza statystyczne opracowania dostarczane przez państwowe
instytucje w rodzaju GUS i Urzędy Pracy.
Pracując nad obsługą terminarza
lidera, zespół infobrokerski musi pamiętać, by traktować to zadanie szerzej niż
tylko zaspokojenie zapotrzebowania na informacje związane bezpośrednio z
konkretnym wydarzeniem. Pierwszym krokiem powinno być – jak zawsze – odwołanie
się do już zgromadzonych materiałów, odszukanie w istniejącej bazie danych
informacji związanych z tematem, który będziemy opracowywać – jeżeli ma to być
spotkanie z wójtem gminy X, szukać będziemy nie tylko zgromadzonych wcześniej
materiałów o samym wójcie, ale także o gminie i panującej tam sytuacji
(idealnie, jeżeli będziemy dysponowali takimi materiałami sporządzonymi na
przestrzeni dłuższego okresu czasu, co pozwoli porównać je ze sobą jak i z tymi
opracowywanymi na bieżąco, i wyciągnąć konkluzje na temat perspektyw rozwoju
sytuacji), ale także o wydarzeniach w sąsiednich gminach jak i zjawiskach w
szerszej skali – powiatu, województwa, lub np. określonej branży, jeżeli jest
ona istotna z punktu widzenia danej gminy.
Kolejnym krokiem przy wsparciu
infobrokerskim takiego spotkania będzie odszukanie jak najpełniejszej informacji
na tematy związane z aktualną sytuacją gminy i jej władz, a także najbliższego
otoczenia – sąsiednich gmin, powiatu, na terenie którego leży gmina, organizacji
(związków gmin etc.) do których należy dana gmina. Wszystkie te informacje muszą
być przetwarzane pod odpowiednim kątem – informacja sama w sobie to przecież
tylko półprodukt, dopiero odpowiednie jej opracowanie pozwala należycie
wykorzystać ją w pracy lidera. Opracowanie informacji pozwoli umieścić ją w
kontekście decyzyjnym obudowującym lidera, a to wymaga interdyscyplinarnej
wiedzy i umiejętności, które należycie zapewnić może jedynie systemowe działanie
infobrokerów – należy zwrócić uwagę nie tylko na sytuację gospodarczą i
społeczną gminy, ale pamiętać także, że istotne znaczenie może mieć także w
określonych sytuacjach struktura demograficzna, a nawet sondaże wyborcze, które
bezpośrednio mogą wpływać na działania lokalnych władz.
Analogiczne zestawienie
opracowanych uprzednio i nowych materiałów powinno towarzyszyć każdemu punktowi
harmonogramu lidera. Trzeba jednak pamiętać, że materiały starsze, już
zdezaktualizowane powinny stanowić jedynie punkt odniesienia dla najnowszych
informacji i opracowań. Nadmiar informacji jest tym, przed czym infobroker musi
chronić swego klienta, dostarczając mu jedynie najbardziej adekwatne materiały.
Lepiej mniej, ale lepiej, jak powiedział dziś już nieco zapomniany klasyk.
Obecne struktury wspierające
lokalnych i regionalnych liderów w znakomitej większości nie są przygotowane do
takiej pracy, systematycznego i działania w charakterze infobrokera. Jednym z
wyjść z takiej sytuacji może być powołanie odrębnych struktur lub komórek
zajmujących się wyszukiwaniem i opracowywaniem informacji na potrzeby urzędu,
mieszkańców i lidera. Ale to dodatkowe etaty dla administracji, o której zwykło
się mawiać, że jest jej za dużo. Może więc lepiej ograniczyć się do
przeszkolenia wybranych pracowników, którzy mogliby pracować w zespole
projektowym zarządzania wiedzą. Można ponadto wybrać inne rozwiązanie: zlecić
tego typu zadania zewnętrznym specjalistom. Outsourcing jest coraz częściej
stosowanym sposobem realizacji zadań nie tylko w administracji – powierzenie tej
pracy zawodowym infobrokerom zapewni liderowi nie tylko ich świadczenie usług na
wyższym poziomie niż mogliby zagwarantować pracownicy urzędów, ale także dostęp
do archiwalnych materiałów sporządzanych na potrzeby innych liderów, które w
połączeniu z opracowaniami sporządzanymi na jego zlecenie będą dawać obraz
daleko pełniejszy niż mogłyby zapewnić osoby zajmujące się tylko i wyłącznie
obsługą pojedynczego lidera.
Każde z tych rozwiązań uwikłane
jest w określony kontekst obyczajowy, finansowo- prawny i organizacyjny.
Zgodność z litera prawa (mniejsza o ducha) sprzyja zazwyczaj rozwiązaniom dzięki
którym jest wprawdzie nie najmądrzej, ze szkodą dla wizerunku instytucji oraz
reprezentujących ją ludzi, ale za to bezpiecznie i spokojnie. A szkoda, gdyż
wizerunek władzy kreowany codziennymi zachowaniami liderów utrwala w tym
zakresie stereotypy, które cofają nas w rozwoju społeczeństwa
obywatelskiego.
Szkoda tym bardziej, że zespoły
infobrokerskie mają z reguły wypracowane pewne formy prezentacji zgromadzonych
treści w poporcjowanej i maksymalnie przyswajalnej formie. Pisał o tym Tadeusz
Wojewódzki w jednym ze swoich tekstów (Wiedza w kawałkach) –
usystematyzowanie i skwantyfikowanie treści znacznie ułatwia ich przyswajalność,
nie mówiąc już o łatwiejszej hierarchizacji i archiwizacji już wykorzystanych
materiałów, czy to na potrzeby własne, czy zespołu, czy klientów.
Zespół infobrokerski musi ściśle
współpracować z asystentem lidera, orientując się nie tylko w szczegółowym
harmonogramie spotkań swojego klienta, ale również przebiegu wcześniejszych
rozmów i spotkań, co pozwoli lepiej dopasować przygotowywane informacje do
profilu konkretnych punktów harmonogramu. Ponadto współpraca taka pomoże uniknąć
kuszącej pułapki, w którą wpada wielu początkujących brokerów informacji –
wyszukiwania wszystkich informacji w jakikolwiek choćby sposób związanych z
tematem, zasypywania klienta danymi i opracowaniami, z których ostatecznie
niewielka tylko część będzie mu przydatna. Selekcja informacji musi tu
przebiegać przynajmniej dwuetapowo, trzeba liczyć się z tym, że niektóre z
opracowanych materiałów mogą ostatecznie nie zostać wykorzystane w pracy lidera
– jednak zasilą one systemową bazę, dzięki czemu będą mogli skorzystać z nich w
przyszłości zarówno sami autorzy jak i inni członkowie systemu.
Są to jednak zagadnienia
wprawdzie istotne dla sprawy, ale o warsztatowym raczej charakterze i dlatego
postaramy się rozmawiać o nich w następnych publikacjach poświęconych
warsztatowi infobrokera.
Adam Waśkiewicz
