060327_1045_MC590904_v16 Obieg dokumentów i praca grupowa
PROBLEM:_ Jak można poprawić efektywność i jakość firmy?
SŁOWA KLUCZE: przepływ informacji, dostęp do informacji, systemy informatyczne
ODBIORCA: ZP: Zarządzania informacjami
CYTAT: „ Ważnym elementem sprawnej organizacji wiedzy przedsiębiorstwa jest zapewnienie przepływu informacji (również dokumentów) zgodnie z przyjętymi w danej organizacji procedurami.
Implementację takich procedur i wsparcie ich realizacji zapewniają systemy typu Workflow Management. Do niedawna pod tym pojęciem rozumiano systemy, których zadaniem było sprawne przesyłanie dokumentów, co pozwalało usprawnić część administracyjną przedsiębiorstwa. Współczesne systemy tego typu kładą nacisk na wsparcie zarządzania procesami pracy, a więc sterują przepływem dokumentów, danych pochodzących z wielu niezintegrowanych systemów Informatycznych, oraz przede wszystkim na jakość i terminowość zadań wykonywanych w poszczególnych etapach procesu.
Zapewnienie sprawnego dostępu do informacji jest jednym z najistotniejszych zadań systemu zarządzania dokumentami. Rozwiązanie powinno spełnić ten i wiele innych wymogów, między innymi: łatwe i efektywne mechanizmy wyszukiwania, zarządzanie wersjami dokumentów, możliwość odtworzenia historii zmian dokumentu, zapewnienie poufności informacji, logiczne grupowanie dokumentów.”
ŹRÓDŁO: http://www.hp.com.pl/files/HP_Livelink_web.doc
KOMENTARZ do problemu: Workflow Management to zarządzanie automatyzacją procedur, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane pomiędzy uczestnikami procesu realizowanego zgodnie z przyjętymi regułami, aby osiągnąć lub przyczynić się do osiągnięcia celu biznesowego Charakter wymienianych informacji oraz złożoność procedur, a także stale rosnące tempo pracy sprawiają, że kadra zarządzająca coraz częściej szuka wsparcia w systemach informatycznych.
W tradycyjnym ujęciu wykonawcami poszczególnych etapów procesów są pracownicy. Narzędzia informatyczne, w miarę wzrostu ich wykorzystania są coraz powszechniej wykorzystywane przez pracowników do realizacji zadań. Jeżeli do sterowania przepływem pracy zastosować system informatyczny, to okaże się, że pewne operacje, realizowane przez narzędzia IT, mogą być inicjowane i nadzorowane bez udziału pracownika
Zorganizowanie oraz udostępnienie centralnego, elektronicznego archiwum dokumentów pozwala na rozwiązanie wielu problemów związanych z gromadzeniem, wyszukiwaniem oraz dostępem do informacji znajdującej się w dokumentach wewnętrznych oraz przychodzących i wychodzących z firmy: każdy pracownik, w ramach posiadanych uprawnień, ma natychmiastowy dostęp do informacji z dowolnego stanowiska, i o dowolnej porze dnia, wyeliminowany jest problem oczekiwania na dowolny z potrzebnych dokumentów, ten sam dokument może być analizowany w tym samym czasie przez wiele osób, bez konieczności powielania go, możliwe jest zrównoleglenie pracy nad tym samym dokumentem przez wiele osób. Pozwala to na wzrost efektywności (brak konieczności oczekiwania na dokument) oraz jakości działania (każdy z uczestników procesu ma dostęp do najaktualniejszej informacji w tym samym czasie). Zmiany dokonane w dokumencie są, jeżeli jest taka potrzeba, widoczne natychmiast dla wszystkich uprawnionych użytkowników. Nie muszą być tworzone duplikaty dokumentów przekazywanych pocztą elektroniczną. Zapewniona jest kontrola dostępu do dokumentów oraz autoryzacja dokonywanych zmian. Eksplozja rozwiązań e-biznesowych sprawia, że koniec ery dokumentów papierowych staje się realny.
AUTOR: Maria Ciesiółka
DATA: 2006/03/27