Wiedza dzisiaj
W dzisiejszym świecie wiedza i właściwe zarządzanie nią to jedna z większych przewag nad konkurencją. Wiedza przedsiębiorstwa jest ściśle powiązana z jego zasobami ludzkimi i warunkuje zdolność organizacji do efektywnego działania. Związana jest zawsze z ludźmi i powstaje na styku wiedzy poprzedniej. Jednak przedsiębiorstwa często napotykają na problemy związane z wykorzystaniem, kontrolowaniem, gromadzeniem i tworzeniem nowej wiedzy, której nośnikiem są pracownicy oraz otaczający świat.
Konieczne zatem jest wprowadzenie takich technik i metodologii pracy, które poprzez oparcie się na naturalnych procesach przyswajania wiedzy i pracy mózgu pozwolą i wzmocnią procesy tworzenia, wykorzystania i dzielenia się wiedzą. Nie można jednak nigdy zapominać o pozytywnym wpływie odpoczynku oraz czynników zewnętrznych na stan i funkcjonowanie naszego umysłu.
Mind Mapping, Business Mapping (Concept Mapping) i komputer
Jako, że człowiek jest kreatywną, ale często leniwą istotą, a świat komputerów stale się rozwija, specjalne oprogramowanie do tworzenia mind map zostało zaprojektowane przez wiele firm. Poza walorami papierowej wersji mind mapy, komputerowa mind mapa stwarza o wiele więcej możliwości. Jednym z najbardziej funkcjonalnych programów wspierających metody Mind Mappingu jest MindMapper firmy SimTech. Program, oprócz możliwości poprawiania i tworzenia od nowa mind mapy, podświetlania kluczowych haseł, czy dodawania komentarzy ukrytych w plikach, pozwala także na:
-
Eksport i pełną dwustronną synchronizację z MS Project – bardzo przydatne przy zarządzaniu projektami – oficjalnie rekomendowany przez metody PMI i PRINCE2 oraz uznany przez Wall Street Jurnal za jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami
-
Eksport i import mind mapy do MS PowerPoint i stworzenie szybkiej prezentacji
-
Eksport i import mind mapy do MS Word – przygotowanie dokumentacji z zachowaniem struktury i nagłówków
-
Osadzanie dowolnej aplikacji Windows w programie MindMapper poprzez mechanizm OLE
-
Eksport i pełną dwustronną synchronizację z MS Outlook- tworzenie planów dnia, miesiąca itp., dodawanie zadań i kontrolowanie ich wykonania
· Zapewnia pełną kompatybilność z MS Office, posiada pełne wsparcie ze strony firmy Microsoft
-
Zainstalowanie programu na większości palmtopów i jego sprawne funkcjonowanie
-
Wykorzystanie kilkudziesięciu szablonów: plany dnia, zarządzanie projektami itp.
-
Wykorzystanie całej gamy kolorów, zdjęć, symboli i obrazków
-
Eksport do HTML – tworzenie stron WWW
-
Export do formatu XML
-
Równoczesną pracę nawet 100 i więcej osób na jednaj mind mapie dzięki serwerowi konferencyjnemu
-
Wykorzystanie specjalnych trybów wyświetlania mapy i poziomów szczegółowości
-
Wykorzystanie własnego modułu prezentacyjnego
-
Łatwe tworzenie uproszczonego wykresu Gantta, aby szybko zwizualizować harmonogram projektu oraz szybkie nanoszenie zmian
Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami (Project Management) to zbiór zasad, metod i technik zarządzania stosowanych w projekcie dla osiągnięciu zadowolenia klienta, które rozumie się jako zrealizowanie określonego celu w założonym czasie i w ramach przydzielonego budżetu.
Ogólny zbiór zasad PM został skodyfikowany przez Project Management Institute w aktualizowanym PMBOK (Project Mgmt Body of Knowledge). Dla potrzeb tego artykułu posłużono się metodyką zawartą w PMBOK.
Kierownik projektu pracuje zawsze w ramach dynamicznego trójkąta zależności: czasu, budżetu i zakresu. Wymagania odnośnie terminów często bywają bezlitosne. We współczesnym, zmiennym otoczeniu biznesu szybkość odpowiedzi na potrzeby klienta, nacisk na innowacyjność i efektywne zarządzanie kosztami decydują o sukcesie bądź porażce w walce o pozycję na rynku. To wymusza na współczesnych organizacjach wprowadzanie zmian: coraz częstszych i na coraz większą skalę. Dla rosnącej grupy firm i organizacji strategią odpowiedzi na te nowe wyzwania staje się stosowanie zasad zarządzana projektami.
Metodyki i narzędzia projektowe
Jakkolwiek współczesny Project Management jest dyscypliną stosunkową młodą, liczącą niespełna 20 lat, to część organizacji wypracowała już własne, kompleksowe metodyki projektowe, przystosowane najczęściej do konkretnych środowisk, w jakich realizują one własne przedsięwzięcia. Własną metodyką pochwalić się może IBM, Oracle czy Microsoft. Z Anglii wywodzi się metodyka PRINCE2, a ogólny zbiór zasad PM sklasyfikował Project Management Institute w aktualizowanym PMBOK (Project Mgmt Body of Knowledge)
Wszystkie metodyki, – mimo że obrosły własnymi terminologiami, standardami i szablonami dokumentów, wywodzą się z jednego zbioru kardynalnych zasad zarządzania projektami. Wszak podstawowymi narzędziami pracy kierownika projektu pozostaje ołówek i gumka.
Kierownik projektu ma dziś do dyspozycji szereg specjalistycznych narzędzi ułatwiających pracę w chaosie, jaki stanowi projekt z jego złożoną strukturą, zmiennymi wymaganiami, burzliwym otoczeniem i nierzadko konfliktami wewnątrz organizacji.
Specyfika współczesnych projektów
Mimo stosowania coraz bardziej zaawansowanych technik i narzędzi wspomagających prace w projekcie ryzyko niepowodzenia pozostaje wysokie, o czym stale donoszą alarmujące statystyki. Dzieje się tak za sprawą niezwykłej złożoności współcześnie realizowanych projektów oraz dużej zmienności środowiska, w jakim są przeprowadzane. Mimo stosowania zaawansowanych technik zarządzania ryzykiem nie sposób przewidzieć obecnie wszystkich sytuacji, które mogą zagrozić uzyskaniu zaplanowanego rezultatu w założonym czasie i budżecie. Współczesny kierownik projektu wie doskonale, że o sukcesie projektu nie decyduje sama precyzyjna estymacja pracy, racjonalny harmonogram i dostęp do zasobów.
Ważną cechą współcześnie realizowanych projektów jest to, że prowadzone są przez zespoły powoływane jedynie na czas ich trwania spośród różnych pionów funkcjonalnych organizacji. To rodzi konflikty kompetencyjne i problemy w pozyskiwaniu zasobów do prac w projekcie.
Kierownicy projektów wymieniają najczęściej następujące przyczyny niepowodzeń projektów:
1. Brak rzeczywistego wsparcia ze strony sponsorów
2. Brak szybkiej reakcji udziałowców projektu na zagrożenia
3. Niewłaściwie sporządzona specyfikacja wymagań (definicja projektu)
4. Nierealistyczne wymagania klienta
5. Nieefektywna komunikacja w projekcie
Jak wynika z powyższej listy, przyczyny niepowodzeń projektów najczęściej nie są natury technicznej, ale wynikają z błędów w ocenie sytuacji i braku efektywnej komunikacji, czyli stanowią tzw. „czynnik ludzki”.
O sukcesie projektu decyduje zatem skuteczne zarządzanie przepływem informacji, dostrzeganie na czas i właściwa ocena powstających zagrożeń i szans oraz szybkie komunikowanie idei pomiędzy udziałowcami projektu, zespołem projektowym i klientem, odbiorcą projektu. Niezbędną cechą kierownika projektu jest, zatem kreatywność, jednak rozumiana nie tyle jako wymyślanie nowych idei, lecz kreatywność jako umiejętność łączenia faktów, analizowania ich powiązań i tworzenia na ich bazie nowych rozwiązań, lepiej odpowiadających na bieżące potrzeby w projekcie.
Dobór ludzi do projektu i metodyki doboru
Obecnie, kapitał, technologia, wyposażenie techniczne i strategia, adekwatne do celów projektu, nie gwarantują powodzenia realizacji projektu. Elementem decydującym staje się czynnik ludzki. Stworzenie odpowiedniego zespołu projektowego to jeden z ważniejszych etapów PM.
Tworzenie zespołu jest procesem transformacji grupy osób, które mogą posiadać różne zainteresowania, wykształcenie i doświadczenie w zintegrowany i efektywny zespół roboczy. Najpierw jednak należy wyselekcjonować odpowiednie osoby i przydzielić im zadania i obowiązki w taki sposób, aby naturalne predyspozycje człowieka odpowiadały konkretnym zadaniom w projekcie.
Jest wiele znanych metod doboru i selekcji pracowników, jak np. Predictive Index, OPQ, Meurs, metoda Thomas International. Wszystkie one określają potencjał i optymalne dopasowanie zasobów ludzkich do wymagań danego stanowiska pracy, czy zadania w projekcie.
Metoda Thomas International jest efektem wieloletniej pracy psychologów. Dowiedziono, że człowiek w zależności od środowiska pracy – antagonistycznego lub sprzyjającego, może przyjmować różne postawy: aktywną lub pasywną (tzw. teoria Marstona). W 1956 r. amerykański psycholog Thomas Hendricson oparłszy się na ww. teorii, określił, iż postawy te są uzależnione od cech osobowości i predyspozycji danej osoby. Początkowo metodę Thomasa wykorzystywał Pentagon, jednak od lat 70 zaczyna być wykorzystywana na całym świecie.
Najczęstsze zastosowania metody Thomasa to:
· Analiza Profilu Osobowego
· Rozmowy okresowe
· Czynniki motywujące
· Rekrutacja i wybór
· Dokształcanie i doskonalenie pracowników
· Dobór pracowników w zespole
· Profil kierownictwa przedsiębiorstwa lub projektu
· Indywidualny styl kierowania i zarządzania
· Zachowanie w sytuacjach pod presją
· Konfliktowość w stosunkach międzyludzkich
· Wydajność
· Reorganizacja bądź restrukturyzacja
Projekt jako żywy organizm
Rzeczywistość projektowa prawie nigdy nie odpowiada przyjętemu planowi. Konieczna jest stała i bieżąca kontrola oraz aktualizacja planu projektu w stosunku do planu bazowego, zdefiniowanego w fazie inicjacji projektu. Efektywne zarządzanie sytuacjami wyjątkowymi (ryzykiem, zmianami, problemami i błędami) zapewnia właściwą reakcję na spodziewane lub już zaistniałe zaburzenia. Regularne spotkania zespołu projektowego i raporty z przebiegu prac, jak również wewnętrzne i zewnętrzne kontrole projektu dostarczają zweryfikowanej wiedzy o rzeczywistych nakładach i postępach prac, stanie budżetu, jakości produktów projektu oraz bieżącym stanie analizy sytuacji wyjątkowych. Projekt należy zatem traktować jak żywy organizm, który musi szybko reagować na bodźce płynące ze swojego otoczenia, w którym informacje krążą niczym decydujące o życiu płyny ustrojowe.
Mind Mappig a zarządzanie projektami
Mind Mapping jest prostym i jednocześnie bardzo efektywnym narzędziem wspomagającym pracę kierownika projektu. Ta kreatywna technika pozwala organizować informację w sposób nieliniowy, zapewniając swobodny i naturalny przepływ idei i umożliwiając łatwe nimi zarządzanie oraz ich zapis.
Mind mapa pozwala prezentować strukturę problemu za pomocą prostego obrazu, na którym organizacja myśli jest czytelna i pełna.
„Gdy masz przed oczami cały obraz zagadnienia, zaczynasz spontanicznie tworzyć własne powiązania, które wcześniej nie przyszłyby ci do głowy. To jest jak pamięć cache w komputerze – kiedy procesor (mózg) nie jest w stanie przetworzyć danej ilości informacji korzysta z pamięci zewnętrznej (myślenie wizualne)” stwierdza Young Chung, Prezes i Dyrektor Generalny SimTech Systems, firmy tworzącej oprogramowanie MindMapper Professional do tworzenia Mind Map i zarządzania projektami.
Rys.3. Mind mapa projektu
W mind mapie wykorzystuje się słowa, linie, symbole, skojarzenia, kolory, kształty, wymiary i całą możliwą różnorodność form graficznych po to, aby maksymalnie stymulować mózg. Cała informacja na temat definicji projektu, przebieg spotkania projektowego czy raport z audytu organizuje się w postaci mapy powiązanych rozgałęzień. Projekt staje się centralnym punktem obrazu, z którego rozchodzą się konary w postaci planów, struktury prac, kosztów, zasobów. Drzewo pozwala organizować wszystkie informacje w układ rozgałęzień, które można wyróżniać, grupować i łączyć, skupiając się na detalach najmniejszych elementów i jednocześnie nie tracąc z oczu pełnego obrazu projektu.
Korzyści z Mind Mappingu w zarządzaniu projektami
Mind mapping ma bardzo szerokie zastosowanie w wielu obszarach zarządzania projektami. Oprócz tego, że jest niezastąpionym narzędziem do budowania struktury projektu, stymulatorem kreatywności podczas sesji burzy mózgów, systemem prowadzenia spotkań czy sposobem na formatowanie dokumentów projektowych, Mind Mapping skutecznie wspomaga proces uczenia się i zapamiętywania, przesuwając znacząco krzywą uczenia się. Przyjęcie systemu Mind Mappingu w prowadzeniu projektu pozwala jednocześnie łatwiej zapamiętywać gromadzone informacje, jak również efektywniej je wykorzystywać.
Podsumowując można wskazać następujące zastosowania Mind Mappingu w zarządzaniu projektami:
-
Właściwa ocena sytuacji i dokonywanie optymalnych wyborów
-
Szybkie organizowanie myśli własnych oraz członków zespołu projektowego
-
Kreatywność indywidualna i grupowa
-
Definiowanie, analiza i rozwiązywanie problemów
-
Redefiniowanie celów w odniesieniu do czasu, zasobów, zmiennych wymagań
-
Wspomaganie pamięci i procesu uczenia się
-
Zapewnienie efektywnej komunikacji w zespole projektowym.
Przykłady zastosowań Mind Mappingu w zarządzaniu projektami
Mind mapping stosowany jest z powodzeniem jako narzędzie wspomagające zarządzanie projektami przez wiele firm na całym świecie. Dość wymienić British Petroleum, Boeing, Xerox, Oracle.
Rys. 4. Wykorzystanie Mind Mappingu w zarządzaniu projektami – przykład zapisu Definicji Projektu.
Ciekawym przykładem zastosowania Mind Mappingu był projekt w zakładach lotniczych Boeing. Kierownik projektu Mike Stanley zmienił gruby podręcznik procedur jakości na półtorametrową mind mapę. Stosowany jako integralne narzędzie w programie identyfikowania projektów naprawy jakości mind mapping pozwolił 10-krotnie obniżyć zakładane koszty wprowadzenia programu. W ciągu miesiąca dzięki technice Mind Mappingu zidentyfikowano ponad 500 projektów naprawy jakości, co przyczyniło się do oszczędności rzędu 10 milionów dolarów.
Lista referencyjna – firmy wykorzystujące metody Mind Mappingu, Business Mappingu oraz programy MindMapper Professional i MindGenius Business
· Na świecie
AEG, Accenture, Alcatel SEL, Allianz, American Express, AT&T, Autodesk, Bank of America Corp., Bank One Corp., BASF, Bayer AG, Bayerische Landesbank, Bertelsmann, BMW, Boeing, British Airways, Boehringer Ingelheim Pharma KG, Caterpillar, Cap Gemini Ernst & Young, Coca-Cola, Compaq Computer, DaimlerChrysler, Dell Computer, DeTeCSM GmbH, Deutsche Bahn, Deutsche Bank, Deutsche Post, Deutsche Telekom, Dresdner Bank, E.ON, Eastman Kodak, Ford Motor, FedEx, Ford Motor Company, Fraunhofer Gesellschaft, General Electric, General Motors, Gillette, Goldman Sachs Group, Heidelberger Druckmaschinen AG, Henkel, Hewlett-Packard, Honeywell, Intel, IBM, Ingram Micro Inc., Itellium, Johnson & Johnson, KarstadtQuelle, Lufthansa Group, MAN, Merryll Lynch, Metro, Munich Re Group, Microsoft, Motorola Inc., NASA, Nike, Nokia Corporation, Otto Versand, Oracle, Procter and Gamble, Preussag, ProAlpha AG, Robert Bosch, Roche Diagnostics GmbH, Rödl und Partner, RWE DEA AG, SchwanStabilo, Siemens, Sonax, SAP, Sun Microsystems, ThyssenKrupp, Unilever, Visa InternationalTecis Ecom AG, Vitra AG, Volkswagen, Walt Disney…
· W Polsce
– Biznes:
Towarzystwo Ubezpieczeniowe Commercial Union, Towarzystwo Ubezpieczeniowe Credit Suisse,Towarzystwo Ubezpieczeniowe Allianz Polska,Towarzystwo Ubezpieczeniowe Nationale Nederlanden, Towarzystwo Ubezpieczeniowe WARTA, PriceWoterhouseCoopers, Beskidzki Fundusz Inwestycyjny, Specjalistyczna Przychodnia Lekarska dla Pracowników Wojska, Nestle Polska, Olympus Optical Polska,PolskieKoleje Państwowe, PilkingtonAutomotive,MasterfoodsPolska, Johnson&Johnson, OM Consulting, HSBC, XEROX, TVP, Hochtief, GlaxoSmithKline, Eurobank, Polcard, Naftobazy, PKN Orlen, Macrosoft, ComputerLand, Comarch, Betacom, Hewlett-Packard, Optimus, Bertelsmann, Martin&Jacob, Medical Tribune, Tequila BTL, Rzeczpospolita (PRESPUBLICA), GM RECORDS, Sorella, Telekomunikacja Polska
– Edukacja
Ministerstwo Edukacji Narodowej, Akademia Ekonomiczna Poznań, Centralny Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli, Politechnika Koszalińska, Politechnika Świetokrzyska, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, Politechnika Wrocławska, Uniwersytet Jagielloński.
– Administracja
Urzędy Celne, Wojewódzki Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Boguchwale, Poczta Polska, Centralny Zarząd Służby Więziennej, ZUS
Literatura:
1. AMR Research Alert – Aktywne zarządzanie projektami: Skończmy z dobrym robieniem złych rzeczy, 11 października 2001
2. Buzan, T. The Mind Map book A Plume Book 1996
3. Buzan, T. Use Both Sides of Your Brain
4. Buzan, T. Make the Most of Your Mind
5. http://www.mindmapper.com
6. http://www.mindgenius.com
7. http://www.buzancenters.com
8. http://www.nova-mind.com
9. http://www.maps.jcu.edu.au/netshare/learn/mindmap/
10. http://www.mind-map.com/
11. http://www.brand.com.pl
12. http://www.k2lider.pl
13. www.mindmapping.pl– Klub Miłośników Mind Mappingu
14. Pinto, J.K. Successful Information System Implementation. The Human Side
15. Millet, K. Project Management. A Managerial Approach
16. The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute
17. Choo, G. Map Your Mind
18. Kurtis, J. Właściwy człowiek na właściwym miejscu PRACAiTY 15/2001
19. Wągrzyn, M. Thomas pomoże znaleźć właściwą osobę GAZETA PRAWNA 78/2001
Streszczenie:
Mind Mapping i Business Mapping są nowymi i sprawdzonymi metodami używania i usprawnienia pamięci, koncentracji i kreatywności poprzez planowanie i tworzenie struktury na wszystkich poziomach z wykorzystaniem kluczowych pojęć. Celem jej jest przyspieszenie zdolności uczenia się, zapamiętywania i zapisywania informacji. Jako proste i bardzo efektywne narzędzie wspomaga pracę kierownika projektu. Poprzez nieliniowe organizowanie informacji pozwala wizualizować naturalny proces twórczego myślenia i pozwala panować nad złożoną naturą współczesnych projektów. Obecnie jest ona stosowana z wielkim sukcesem przez międzynarodowe firmy, renomowane uniwersytety i wyróżniających się artystów.
Summary:
Mind Mapping and Business Mapping is a new exciting way of using and improving memory, concentration, and creativity through planning and structuring thought on all levels, in order to accelerate the ability to learn, remember, and record information. Thanks to that Mind mapping is one of the simplest yet most powerful tools that a project manager can use. As this creative technique uses a non-linear way of organizing information it enables you to capture the natural flow of your ideas and allows control over the whole complexity of nowadays projects. Currently it is used with great success by multinational organizations, leading universities, and outstanding artists.